Event-Bericht

Tools und Methoden für den Arbeitsalltag

Von 20. März 2019 März 21st, 2019 Keine Kommentare
medien-sprechstunde, Foto: Heidi Scherm

Ob angestellt oder selbstständig. Wer von Ihnen kennt das nicht?! Jeden Tag stürzen eine Unmenge an Informationen auf uns ein. Wir müssen sie filtern, entscheiden, was wichtig ist und es irgendwie schaffen, nichts aus dem Auge zu verlieren.

Da wäre ein Tool doch super, das uns dabei hilft. Aber welches? Es gibt so viele. Und wieviele brauche ich? In welches lohnt sich die Einarbeitung? Ich spreche immer wieder mit Kollegen und Geschäftspartnern darüber, wie sie das machen und finde den Austausch sehr hilfreich.

In der medien-sprechstunde am 19. März 2019 haben wir das einfach mal zum Thema gemacht. Diego Hinz, Peter Wode und ich, also Nadja Bungard, haben zur Tool-Show eingeladen. Zu Gast waren wir im wunderbaren Meeet in der Konstanzer Str. 15A in Berlin. Zu unserer Freude haben sich nicht nur unser Gastgeber Frank Spandl mit unter die Zuhörer gemischt, sondern auch eine Trainerin für Arbeitsorganisation.

Einführend überlegten wir, wofür man eigentliche unterstützende Tools braucht. Wir sind auf diese drei Punkte gekommen. Wenn Ihnen weitere einfallen, immer her damit!

Es geht um

– Informationen erhalten
– Informationen verwalten
– Informationen teilen

Die meisten von uns erhalten heute ihre Informationen per E-Mail. Das nervt, aber es ist immer noch der zuverlässigste Kanal. Dann gibt es Kundenaufträge per Telefon, oh ja – auch per Fax noch, per Post vielleicht und über Social-Media-Kanäle. Alle Informationen sollten wir möglichst an einem Ort übersichtlich sammeln. Dafür eignen sich u.a.  Projekt-Management-Tools. Für die Auswahl haben wir ein paar Prinzipien aufgestellt, die bei der Entscheidung helfen:

Prinzipien bei der Auswahl von Tools

 

Diese Tools stellten wir vor

– Diego: Asana
– Nadja: meistertask
– Peter: Microsoft Project

Hier die Aufzeichnungen zu unserem Vortrag von Brigitte Windt …

Aufzeichnungen von Brigitte Windt

… sowie die Übersicht zu den Funktionen der drei Tools.

Tools und Funktionen im Überblick

Einige Erkenntnisse aus dem Vortrag

Diego hat mit Asana seinen E-Mail-Verkehr mit Kunden um ein Drittel reduziert.

Nadja findet die Nutzung von meistertask intuitiv und behält so den Überblick bei ihren Projekten.

Peter nutzt Microsoft Project nur beim Projekt-Management für/bei Kunden, weil dies ein sehr mächtiges und auch teures Tool ist. Es verbindet als einziges die Möglichkeit, Aufgaben mit Ressourcen und Kosten professionell zu verbinden. Damit kann man Chefs schnell einen Überblick geben. Und es ist gut in Microsofts Office-Welt integrierbar. Das heißt, Informationen aus MS Project lassen sich dynamisch in z. B. Excel-Tabellen oder Word-Berichte einbetten. Dafür ist es deutlich komplexer als die beiden anderen Tools und somit der Einarbeitungs- bzw. Schulungsaufwand höher.

Nadja stellte noch Slack und Pocket kurz vor.

Slack hilft bei der Kommunikation im Team und spart hier auch sehr viel E-Mail-Verkehr und damit Zeit. Diego konnte das nur bestätigen.

Pocket hingegen ist ein Dienst, der einem hilft, sich interessante Webseiten zu merken. Durch die Integration in den Browser, z.B. Firefox, speichert man die Links einfach in seinen Account und kann zusätzlich Tags vergeben. Durch die App für mobile Geräte kann man Inhalte leicht teilen, später lesen oder im Team nutzen, um z.B. Social-Media-Kanäle zu pflegen.

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